Sąd Rejonowy w Zabrzu

REGULAMIN BIURA OBSŁUGI INTERESANTÓW
W SĄDZIE REJONOWYM W ZABRZU

§ 1

1. BOI jest czynne w dniach pracy Sądu Rejonowego w Zabrzu:
2. BOI zostało powołane do obsługi interesantów wszystkich wydziałów za wyjątkiem interesantów Wydziału VI Ksiąg Wieczystych.
3. Biuro Obsługi Interesantów Sądu Rejonowego w Zabrzu, zwane dalej BOI, znajduje się w kondygnacji piwnicznej w budynku przy ul. 3-go Maja 21. Biuro Obsługi Interesantów stanowi odrębną komórkę organizacyjną.
   • w poniedziałki w godzinach 8⁰⁰ – 18⁰⁰,
   • od wtorku do piątku w godzinach 8⁰⁰ – 15³⁰.
4. Interesanci mogą kontaktować się z BOI osobiście, telefonicznie oraz przy pomocy poczty elektronicznej:
• numery telefonów: (32) 37-35-831, (32) 37-35-832, (32) 37-35-833,
• e-mail: informacja@zabrze.sr.gov.pl
5. Bezpośredni nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem BOI sprawuje Kierownik Biura Obsługi Interesantów.

 § 2

1. BOI udziela informacji przez osobisty kontakt z interesantem, drogą elektroniczną oraz telefonicznie.
2. Pracownicy BOI podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych umożliwiają interesantom realizację ich uprawnień egzekwując jednocześnie ich powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując przy tym należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu.
3. W skład BOI wchodzi Czytelnia Akt, której zakres działania określa Regulamin Czytelni Akt oraz Biuro Podawcze oraz stanowisko do spraw prowadzenia dowodów rzeczowych.
4. BOI przejmuje obowiązek obsługi interesantów Sądu. Pracownik BOI może jednak skierować interesantów do sekretariatu właściwego Wydziału w sytuacji, gdy nie może udzielić informacji w sprawach nie figurujących w systemie informatycznym SAWA. Pracownicy BOI o powyższej sytuacji zawiadamiają Kierownika Sekretariatu właściwego Wydziału.
5. Do zadań Biura Obsługi Interesantów należy w szczególności:
• udzielanie osobom uprawnionym informacji o stanie postępowania w sprawie na podstawie danych z sądowych systemów informatycznych,
• wydawanie odpisów dokumentów na podstawie sądowych systemów informatycznych lub akt sądowych po ich otrzymaniu z właściwego wydziału,
• wydawanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia lub rozprawy sądu po ich otrzymaniu z właściwego wydziału,
• kierowanie interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych, jeżeli załatwienie ich spraw w BOI nie będzie możliwe,
• udzielanie pomocy podczas pobytu w sądzie świadkom i pokrzywdzonym między innymi przez informowanie, w miarę możliwości odprowadzanie do odpowiednich pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych,
• udostępnianie informacji o lekarzach sądowych, biegłych sądowych, tłumaczach przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości, mediatorach oraz instytucjach, których działalność wiąże się z ochroną praw człowieka,
• udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism,
• informowanie o strukturze organizacyjnej sądu, jego właściwości oraz lokalizacji, numerach telefonów, godzinach urzędowania, adresie strony internetowej, poczty elektronicznej, a także adresach innych sądów, organów i urzędów centralnych oraz kierowanie do właściwych sal rozpraw,
• udostępnianie informacji o możliwości zakończenia sporu w drodze mediacji w poszczególnych rodzajach spraw, zasadach i procedurze mediacji oraz sposobie kontaktu z mediatorem,
• informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu, kosztach sądowych, sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, o terminach i miejscach rozpraw,
• weryfikacja danych podanych we „Wniosku o rejestrację konta” w Portalu Informacyjnym i aktywacja konta użytkownika,
• odnotowywanie pism składanych w Biurze Obsługi Interesantów w systemie SAWA,
• prowadzenie dowodów rzeczowych przez wyznaczonych pracowników, wynikające z zakresu czynności danego pracownika BOI,
• prowadzenie Czytelni Akt.
6. Odpisy dokumentów na podstawie sądowych systemów informatycznych lub akt sądowych, po ich otrzymaniu z właściwego wydziału, są wydawane stronom w dniu ich przekazania do BOI. W przypadku, gdy strona nie zgłosi się po odebranie dokumentów w wyznaczonym dniu, pracownicy BOI w terminie do 2 dni zwracają je do właściwego Wydziału, celem ich wysłania stronie za pośrednictwem operatora pocztowego.
7. Informacji w sprawach rozpoznawanych przed Sądem Rejonowym w Zabrzu pracownicy BOI udzielają po wcześniejszym sprawdzeniu tożsamości strony/uczestnika postępowania na podstawie ważnego dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem, a w przypadku pełnomocników także należytego umocowania.
8. Pracownicy BOI udzielają telefonicznie informacji jawnych o toczących się sprawach na zasadach określonych w § 97 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 roku, poz. 2316 ze zm.).
9. Pracownicy BOI nie udzielają porad prawnych. Przez sformułowanie porada prawna należy rozumieć skonkretyzowaną informację, mającą zastosowanie w konkretnej sprawie, opartą na danych lub materiałach przedstawionych przez interesanta, której celem jest udzielenie wskazówek, co do sposobu przedstawienia, argumentowania i dowodzenia jego stanowiska przed sądem w przedmiocie, którego dana sprawa dotyczy lub która polega na sporządzeniu projektu pisma procesowego.
10. Do kompetencji Kierownika Biura Obsługi Interesantów należy również nadzór nad Biurem Podawczym.

§ 3

1. Kierownicy Sekretariatów Wydziałów zobowiązani są do ścisłego współdziałania z pracownikami BOI, w celu umożliwienia rzetelnej i sprawnej obsługi interesantów.
2. Obowiązkiem pracowników sekretariatów jest wprowadzanie na bieżąco do systemu SAWA wszelkich informacji związanych z prowadzonymi sprawami sądowymi.

 § 4

Skargi na działalność pracowników BOI, w tym Czytelni Akt przyjmowane są w trybie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 maja 2012 roku w sprawie skarg i wniosków dotyczących działalności sądów powszechnych (Dz. U. z 2012 roku, poz. 524 ze zm.) za pośrednictwem Kierownika Biura Obsługi Interesantów.