Sąd Rejonowy w Zabrzu

REGULAMIN CZYTELNI AKT
W SĄDZIE REJONOWYM W ZABRZU

§ 1

1. Czytelnia Akt Sądu Rejonowego w Zabrzu, zwana dalej Czytelnią, znajduje się w kondygnacji piwnicznej budynku przy ul. 3-go Maja 21. Czytelnia wchodzi w skład Biura Obsługi Interesantów, zwanego dalej BOI.
2. Czytelnia jest miejscem przeglądania akt dla osób uprawnionych.
3. Czytelnia akt czynna jest od wtorku do piątku w godzinach od 800 do 1530 oraz w poniedziałki w godzinach od 800 do 1800. Interesant zgłaszający się w Czytelni Akt po godzinie: 1530 w poniedziałki oraz po godzinie 1500 od wtorku do piątku celem zamówienia i przeglądania akt w danym dniu umawiany jest na kolejny dzień roboczy.
4. Interesanci przyjmowani są w kolejności zgłaszania się. Interesanci w celu zamówienia do przejrzenia akt sprawy sądowej zgłaszają się osobiście w Biurze Obsługi Interesantów lub ustalają termin telefonicznie bądź drogą elektroniczną – informacja@zabrze.sr.gov.pl i oczekują na informację, czy możliwe jest udostępnienie akt do wglądu i w jakim terminie akta zostaną udostępnione. Pracownik Biura Obsługi Interesantów telefonicznie, pocztą elektroniczną lub osobiście podaje przyczyny, dla których akta nie mogą zostać udostępnione. W dniu poprzedzającym rozprawę lub posiedzenie, w dniu rozprawy lub posiedzenia akta nie będą udostępniane chyba, że za zgodą sędziego referenta sprawy.
5. Czytelnia jest miejscem stale monitorowanym.
6. Dane zawarte w aktach sprawy podlegają ochronie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 roku, poz. 922 z późn. zm.) i interesanci zobowiązani są do przestrzegania norm wynikających z powołanej ustawy.
7. Czytelnią kieruje, odpowiada za sprawne funkcjonowanie i sprawuje bieżący nadzór Kierownik Biura Obsługi Interesantów.
8. Skargi i wnioski dotyczące funkcjonowania Czytelni rozpoznaje Dyrektor Sądu.
9. Kierownicy sekretariatów wydziałów zobowiązani są do ścisłego współpracowania z pracownikami BOI oraz podejmowania czynności mających na celu umożliwienie rzetelnej i sprawnej obsługi interesantów przez Czytelnię.
10. W Czytelni udostępniane są akta spraw prowadzonych w Sądzie Rejonowym w Zabrzu za wyjątkiem akt spraw z Wydziału VI Ksiąg Wieczystych, które są udostępniane bezpośrednio w Wydziale VI Ksiąg Wieczystych.
11. W Czytelni mogą być udostępniane listy biegłych, kancelarii adwokackich, radców prawnych, notarialnych, komorniczych, mediatorów, lekarzy sądowych.
12. Czytelnia nie udostępnia materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób ich udostępniania regulują odrębne przepisy.
13. Przy składaniu zamówienia należy podać sygnaturę akt sprawy, wydział, w którym sprawa się toczy, oznaczenie osoby, która składa wniosek, numer telefonu kontaktowego lub adres poczty elektronicznej.
14. Interesanci mają prawo do zamawiania więcej niż jednych akt, przy czym do wglądu akta udostępniane są pojedynczo. W celu przejrzenia kolejnych akt, interesant zwraca akta dotychczas przeglądane i pobiera kolejne akta od osoby obsługującej Czytelnię.
15. Czas oczekiwania na akta zamówione bez wyprzedzenia uzależniony jest od dostępności akt. Czas ten może się wydłużyć, o ile akta przedstawiono sędziemu lub znajdują się w archiwum.
16. Akta spraw, których udostępnienie nie jest możliwe w dniu ich zamówienia, udostępniane są w terminie ustalonym przez osobę obsługującą Czytelnię z właściwym wydziałem.

§ 2

1. Przed udostępnieniem akt, wnioskodawca wypełnia wniosek o wgląd do akt sprawy/wykonanie fotokopii – wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu Czytelni Akt w Sądzie Rejonowym w Zabrzu. Jeżeli osoba zainteresowana zamierza wykonywać fotokopie własnym aparatem fotograficznym powinna to zawrzeć we wniosku.
2. Wypełniony wniosek jest rejestrowany w Wykazie akt udostępnionych w Czytelni akt Sądu Rejonowego w Zabrzu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu Czytelni Akt w Sądzie Rejonowym w Zabrzu. Wykazy prowadzone są oddzielnie dla poszczególnych wydziałów. Wniosek po przejrzeniu akt przez interesanta jest przekazywany wraz z aktami do właściwego wydziału i podlega wszyciu do akt sprawy.
3. Wykaz, o którym mowa w ust. 2 przechowywany jest w Biurze Obsługi Interesantów.
4. Fakt udostępnienia akt z Wydziałów I Cywilnego, II Karnego, III Rodzinnego i Nieletnich, IV Pracy, V Wykonywania Orzeczeń Karnych i VIII Cywilnego oraz sporządzania fotokopii z tych akt jest odnotowywany przez pracowników BOI w poszczególnych modułach systemu SAWA.
5. Akta są przekazywane do czytelni przez sekretariaty sądowe po stwierdzeniu przez kierownika właściwego sekretariatu wydziału, czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt i czy akta mogą być stronie udostępnione. Po weryfikacji danych kierownik właściwego sekretariatu wydziału wydaje akta do Czytelni, co jest równoznaczne z udostępnieniem akt interesantowi do wglądu.
6. W przypadku stwierdzenia przez kierownika właściwego sekretariatu wydziału, że interesant nie posiada uprawnień do przeglądania akt sprawy, akta nie są przekazywane do Czytelni, a kierownik sekretariatu wydziału ma obowiązek poinformować o tym fakcie pracownika BOI, który z kolei informuje interesanta, iż w takim przypadku zachodzi konieczność uzyskania zgody Prezesa Sądu, Przewodniczącego Wydziału lub sędziego referenta sprawy na przeglądanie akt sprawy.
7. Akta po udostępnieniu uprawnionemu zwracane są niezwłocznie do sekretariatu właściwego wydziału lub dnia następnego.
8. Akta udostępniane są w Czytelni stronom, uczestnikom postępowania, pełnomocnikom procesowym, obrońcom, a co do innych osób – zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach proceduralnych.
9. Akta przekazane do Czytelni bezwzględnie muszą być zszyte bądź trwale połączone i ponumerowane. Wszystkie załączniki do akt winny być zabezpieczone przed ich rozdzieleniem z aktami sprawy.
10. Akta osobom uprawnionym – zamawiającym – udostępniane są przez pracownika BOI po okazaniu dowodu osobistego bądź innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego stwierdzenie tożsamości. Fakt udostępnienia akt do przeglądnięcia zostaje przez pracownika BOI odnotowany w Wykazie akt udostępnionych w Czytelni Sądu Rejonowego w Zabrzu, o którym mowa w ust. 2.
11. Pełnomocnicy stron, substytucji otrzymają akta do wglądu tylko wtedy, jeżeli do akt zostało wcześniej złożone pełnomocnictwo, najpóźniej w dniu przeglądania akt w sekretariacie właściwych wydziałów, w Biurze Podawczym lub bezpośrednio w Czytelni w dniu ich przeglądania. Jeżeli pełnomocnictwo zostało złożone dopiero w dniu przeglądania akt, weryfikacji pełnomocnictwa dokonują pracownicy BOI, a w razie wątpliwości kierują pełnomocnictwo wraz z aktami do kierownika sekretariatu właściwego wydziału celem weryfikacji.

§ 3

1. Przed skorzystaniem z Czytelni interesanci zobowiązani są do:
• a. zapoznania się z treścią Regulaminu Czytelni Akt,
• b. okazania osobie obsługującej Czytelnię dowodu osobistego bądź innego dokumentu ze zdjęciem potwierdzającym tożsamość,
2. Po przejrzeniu akt interesanci zobowiązani są do złożenia czytelnego podpisu na załączniku nr 1 do Regulaminu Czytelni Akt potwierdzającego przejrzenie akt.

§ 4

Pracownicy BOI zobowiązani są do:

• zapewnienia prawidłowej obsługi Czytelni,
• przestrzegania obowiązków służbowych wynikających z niniejszego regulaminu, poleceń służbowych przełożonych oraz zakresów czynności, w tym wykazywania szczególnej troski o powierzone akta spraw,
• niezwłocznego informowania Kierownika Biura Obsługi Interesantów o nieprawidłowościach związanych z funkcjonowaniem Czytelni,
• prowadzenia Wykazu akt udostępnionych w Czytelni Sądu Rejonowego w Zabrzu.

§ 5

1. Akta spraw sądowych po ich zwrocie przez interesanta są niezwłocznie zwracane do właściwego sekretariatu wydziału przez pracownika BOI lub dnia następnego. Akta mogą pozostawać w Czytelni pod warunkiem ich zdeponowania w zabezpieczonej szafie.
2. Pracownik sekretariatu wydziału odbierający akta w Czytelni potwierdza czytelnie ich odbiór w Wykazie akt udostępnionych w Czytelni Akt Sądu Rejonowego w Zabrzu oraz na załączniku nr 1 do Regulaminu Czytelni Akt.
3. Niezgłoszenie się przez interesanta w ustalonym dniu w Czytelni celem przeglądania akt, powoduje konieczność ponownego złożenia wniosku o udostępnienie akt.

§ 6

1. Utrwalanie za pomocą obrazu akt sprawy przez strony, uczestników postępowania, pełnomocników procesowych, obrońców oraz osoby, które uzyskały zgodę na powyższe, możliwe jest pod nadzorem pracownika BOI.
2. Wydanie kserokopii dokumentów z akt sądowych możliwe jest po złożeniu wniosku przez osoby uprawnione określone w § 2 pkt 8 i uiszczeniu stosownej opłaty. W sprawach budzących wątpliwość decyzję dotyczącą wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy podejmuje Przewodniczący Wydziału lub sędzia referent sprawy.
3. Wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy aktualnie przeglądanych w ilości do 15 stron odbywa się na podstawie złożonego opłaconego wniosku w miarę możliwości w dniu złożenia wniosku. W przypadku braku dostępności akt w danym dniu, termin wglądu do akt ustalany jest przez kierownika sekretariatu wydziału w porozumieniu z pracownikiem Czytelni.
4. W sprawach archiwalnych w przypadku archiwów umiejscowionych poza siedzibą Sądu realizacja wniosku o wgląd do akt następuje w terminie do 10 dni od złożenia zamówienia.
5. Wnioski o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy:
   • powyżej 15 stron – są realizowane w ciągu 5 dni roboczych,
   • poniżej 15 stron, jeśli wnioskodawca prosi o przesłanie kserokopii za pośrednictwem operatora pocztowego,
   • w przypadkach, w których zachodzi wątpliwość, czy kserokopie mogą zostać wydane wnioskodawcy,
   przekazywane są wraz z aktami do właściwego Wydziału.
6. Wzory wniosków o umożliwienie wykonania fotokopii, wydanie kserokopii stanowią załączniki nr 1 i 3 do Regulaminu Czytelni Akt w Sądzie Rejonowym w Zabrzu.
7. Korzystanie z aparatu fotograficznego do sporządzania fotokopii akt sprawy przez strony, uczestników postępowania, pełnomocników procesowych, obrońców, możliwe jest bez dodatkowej opłaty wyłącznie po złożeniu wniosku w tym zakresie i w obecności pracownika BOI. W sprawach budzących wątpliwość decyzję dotyczącą wydania fotokopii z akt sprawy podejmuje Przewodniczący Wydziału lub sędzia referent sprawy.
8. Jeżeli w trakcie przeglądania akt interesant dokonuje fotokopii poszczególnych kart akt, pracownik BOI odnotowuje ten fakt w Wykazie akt udostępnionych w Czytelni Akt, a interesant potwierdza ten fakt na zał. nr 1 do Regulaminu Czytelni Akt.
9. W kwestiach budzących wątpliwości ostateczne decyzje podejmuje Przewodniczący Wydziału, zaś Prezes Sądu w przypadkach, w których wymagana jest jego zgoda na udostępnienie akt.

§ 7

1. Osoby korzystające z Czytelni zobowiązane są do:
• poszanowania udostępnionych akt i ich zwrotu w stanie, w jakim akta zostały udostępnione (zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w aktach sądowych, a w szczególności ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w aktach jakichkolwiek adnotacji, podkreśleń, zakreśleń, usuwanie lub wyrywanie kart),
• zgłaszania wszelkich uszkodzeń pracownikowi BOI,
• zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób,
• pozostawienia okryć wierzchnich w miejscu wskazanym przez pracownika BOI,
• stosowania się do niniejszego regulaminu oraz zaleceń i uwag osoby obsługującej Czytelnię.
2. Pracownik BOI o każdym stwierdzonym zniszczeniu akt lub próbie dokonania zniszczenia informuje kierownika BOI oraz kierownika właściwego sekretariatu wydziału i sporządza notatkę służbową.
3. Na terenie Czytelni zabronione jest:
• korzystanie z telefonów komórkowych (poza użyciem aparatu fotograficznego – po uzyskaniu wcześniejszej zgody) – aparat telefoniczny należy wyciszyć,
• spożywanie posiłków i napojów,
• umieszczenia na blatach stanowisk do czytania akt rzeczy osobistych takich jak np. torebki, teczki itp.
4. Interesanci przebywający w Czytelni korzystają z własnych materiałów piśmienniczych oraz mogą korzystać z własnego sprzętu (np. aparatów fotograficznych, laptopów) – po uprzednim zgłoszeniu pracownikowi BOI.
5. Przy jednym stanowisku może przebywać jedna osoba zapoznająca się z aktami. Jeżeli osoba zamawiająca akta będzie przeglądać akta z jeszcze jedną osobą uprawnioną, np. z pełnomocnikiem, powinna wskazać to we wniosku o udostępnienie akt, celem zarezerwowania 2 stolików.
6. Zabronione jest wynoszenie przez interesantów akt sądowych poza Czytelnię.
7. Interesanci po przeglądaniu akt sprawy zwracają je pracownikowi obsługującemu Czytelnię, który wpisuje godzinę zwrotu akt w Wykazie akt udostępnionych w Czytelni Akt stanowiącym załącznik nr 2 i załączniku nr 1 do Regulaminu Czytelni Akt.
8. Pracownicy BOI zobowiązani są do informowania Kierownika Biura Obsługi Interesantów w formie pisemnej o wszelkich incydentach związanych z naruszeniem zasad określonych w ust. 1 pkt a.
9. Za rzeczy pozostawione w Czytelni Sąd Rejonowy w Zabrzu nie odpowiada.
10. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy szczególne.
11. Osoba nie stosująca się do przepisów niniejszego Regulaminu, może zostać pozbawiona prawa do przeglądania akt.

Załącznik nr 1
Załącznik nr 3